外出先で書類をスキャンして保存するのはグーグルドライブが便利

スマホやパソコン

Googleドライブはクラウド上にファイルを保存するオンラインストレージで、いつでもどこからでもそのファイルを呼び出して利用することができる便利なサービスです。
でもGoogleドライブはただファイルを保存するだけではなく、スマホのGoogleドライブ アプリを使って書類をスキャンしてPDFファイルで保存するというスキャナー機能もあるのです。
普段あまりスマホでスキャナー機能を使うことはないけど、どうしても今書類をスキャンして保存しておきたい!という方にはピッタリな機能です。

 

手軽に書類をスキャンできる

Googleドライブを中心にしてさまざまなサービスが展開されています。
たとえばGoogleスプレッドシートは表計算ソフトのExcel、Googleドキュメントは文書作成ツールのWordとして使用できるうえに、作成したファイルをGoogleドライブに保存することでチーム内での共有ができるなど利便性が大変高くなっています。

そんなGoogleドライブのサービスのひとつに“スキャン”があります。
外出先でもスマホで書類をスキャンしてPDFファイル化しGoogleドライブへ保存することができるので、離れた場所にいても共有メンバーならばすぐにスキャンしたファイルの閲覧ができます。

普段あまりスマホでスキャンをすることがない人にピッタリです。
ただ普段から頻繁にスマホでスキャナー機能を使うならば、Googleドライブのスキャン機能よりもMicrosoft Office Lens PDF Scanのほうが使い勝手は上だと思いますが、わざわざインストールしてまで・・・という方にはGoogleドライブのスキャン機能でも十分ですよ。

 

 

Googleドライブでスキャンする手順

スマホのGoogleドライブを起動して、右下の+をタップします。

 

 

スキャンをタップします。

 

 

 

カメラが起動しますので、保存したい書類等を撮影します。
撮影した画像を保存するならば「保存」をタップ、撮影し直すならば「キャンセル」をタップしてもう一度撮影します。

 

 

右上の をタップするとこの画像のように「スキャンの名前を変更」と「設定」が現れます。
名前を変えるのならば「スキャンの名前を変更」をタップして変更してください。
切り取りや向きの変更などは画像下のアイコンをタップします。

 

 

「設定」をタップするとこのように保存する画像の変更できる項目が表示されます。
用紙サイズは通常は「A4」となっています。

 

あまり変更しないかもしれませんが

ISO A3297×420
US タブロイド279.4×431.8
ISO B4257×364
US リーガルサイズ215.9×355.6
ISO A4210×297
US レターサイズ215.9×279.4
ISO B5182×257
ISO A5148×210

横幅が広い順に並べるとこのようになります。
たとえば免許証などをスキャンしてISO A4サイズで保存すると、当然ですが大きなファイルになってしまいます。
そのままプリントアウトすると、A4サイズいっぱいに拡大された免許証になります。

 

 

あとはGoogleドライブに保存すればOKです。

 

 

注意点

スマホでスキャンしてドライブに保存したのですが、ほかのデバイス(パソコンなど)では反映されていないことがあります。
これはスマホのGoogleドライブの設定で
「Wi-Fi経由でのみファイルを転送」
がONになっているときに起こります。
モバイルネットワーク経由では転送されないために、クラウド上に保存されていないためですね。
Wi-Fiの環境下ではない場合には、「Wi-Fi経由でのみファイルを転送」をOFFにしておきましょう。

 

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