学校や勤務先から配布されたり提出する書類はコピーして保存しよう

雑学

学校や勤務先から配布された書類をどうやって管理していますか?

最初のうちはクリアファイルに放り込んでおいたり、ファイルに挟み込んで保管しても全く問題ないのですが、枚数が多くなってくるとけっこう大変なことになります。

どこにどの書類が入っているのかが分からなくなりますからね。

 

学校や勤務先へ提出する書類のコピーは取っていますか?

記名押印して提出するだけですか?

特に学校においては毎年いつ頃どのような用事・行事があるのか、物品の購入の際にも金額だけではなく例えばどこの業者から購入したものかなど、意外と役に立つことが多いのです。

 

それだけではなく、子供のテストの答案用紙や解答用紙をコピーして保存しておくことで、お受験の時の大事な資料として重宝することもあります。

苦手な問題をコピーしてノートに貼ったり、テスト問題をコピーして復習することは、過去問を解くのと同等に必要なこととして推奨している学習塾もあるほどです。

 

コピーしてもすべてを紙に印刷せずに、スマホ内やPC内のほかクラウドサービス(googleドライブやOne Driveなど)に保存しておけば邪魔にもなりません。

それどころかすぐに取り出すことができる上に、必要な時に印刷すれば邪魔にもなりません。

ただし問題はその用紙の大きさかもしれません。

 

 

B4やA3サイズの用紙が多い

ご家庭にプリンターがある方はよくご存じだと思いますが、一般的には最大でA4サイズまで対応の物が多く販売されていますし、ご家庭のプリンターもたいていは最大でA4サイズ対応です。

勤務先からはA4サイズの用紙を受け取ることが多いと思いますが、学校から受け取る用紙の大半はB4サイズまたはA3サイズがほとんど。

テストの答案用紙や解答用紙も一般的にはB4サイズが多いですよね。

 

B4サイズは257×364mmに対してA4サイズは210×297mmと、短辺で4.7㎝長辺で6.7㎝も大きい。

A3サイズはA4サイズの2倍の大きさです。

ご家庭のプリンター(複合機)でも半分に折ってPDFやJPGファイルして保管すれば問題はありません。

ただしプリントするとなると本来は1枚の書類が2枚に分かれて印刷されますので、場合によっては困ることも。

書き損じたから元の大きさ(B4やA3)でプリントしたいのに・・・

 

また中学受験をお考えの方の場合には、試験本番と同じ用紙サイズのほうが試験に慣れるので良いと言いますし、用紙が試験と同じく大きいものならば字をしっかりと書く癖がつくことで、書かなきゃいけないことを省略する悪い癖もつかないから良いと言います。

だからと言って大きなA3対応の複合機は価格と設置場所の問題が大きなネックとなるし・・・

 

 

googleドライブやiCloudなどの活用

あまり頻繁に印刷はしないけど、コピーを保管しておきたい。

そういった方にお勧めなのがgoogleドライブやiCloud、One Driveの活用です。

googleドライブはGoogleアカウント、iCloudはApple ID、One DriveはMicrosoftアカウントを持っていれば利用できるサービスで、それぞれにファイル(用紙など)をスキャン(スマホのカメラで撮影)して保存するサービスを持っています。

これならば大きなB4やA3サイズの用紙でも、折ることなく保存することができます。

 

そしてプリントするときには、B4やA3でもプリントできるコンビニを活用するのがいいかも。

ネットプリントを使ってお近くのコンビニでプリントするか、USBメモリやSDカードにコピーしてコンビニでプリントすればOK。

これならばご家庭にA3対応のプリンターがなくてもプリントできますよ。

 

 

GoogleドライブやiCloudで書類をスキャンする

スマホがあれば簡単に書類をコピーして保存しておくことができるGoogleドライブやiCloud。

その方法について見ていきます。

Googleドライブ

  • スマホのドライブアプリを開きます
  • 右下の+をタップ
  • スキャンをタップ
  • カメラが起動するので書類を撮影
  • 撮影した画像でよければ「保存」撮りなおすならば「キャンセル」をタップ
  • 右上の をタップして
  • 名前を変えるのならば「スキャンの名前を変更」をタップして変更
  • 切り取りや向きの変更などは画像下のアイコンをタップして操作
  • 「設定」をタップすると変更できる項目が表示されます
  • 用紙サイズは通常は「A4」となっていますので、必要に応じて変更してください
  • 最後にドライブに保存すれば完了です

 

iCloud

  • ファイルアプリをタップして開く
  • 右上の∙∙∙をタップ
  • 「書類をスキャン」を選択
  • カメラが起動するので書類を撮影
  • スキャンする範囲を指定し良ければ「スキャンを保持」をタップ
  • 「保存」をタップ
  • 「スキャンした書類」をタップして、書類に名前を付ける
  • 保存場所を選択する(iCloudドライブのほかiPhone内に保存するローカルフォルダなども選択できます)
  • 「保存」をタップすれば完了です

 

 

小型のスキャナ

ちょうどプリンターの買換え時ならばA3対応の複合機を購入すれば良いのですが、一般の家庭にあるA4対応のプリンターとは大きさも重さも相当違うので、導入にはなかなか踏み切れない。

当然ですけどプリンターがまだまだ使える状態ならば、A3対応と言うだけで買い替えるのは正直もったいない。

 

そこでおすすめするのが、持ち運びもできる軽量コンパクトな小型のスキャナです。

サイズだけを見るとA4までしか対応していないように見える大きさなのですが、オプションのシートを購入すれば用紙を半分に折ることで最大A3のスキャンが可能。

言ってみれば両面をスキャンするのですが、きちんとB4やA3の1枚の書類として保存されます。

価格も20000円以下で購入できるので導入しやすいと思います。

 

 

ブラザーのMDS-940DWバッテリー駆動またはUSBバスパワーとWi-Fi対応のために、いつでもどこでもスキャンが可能。

さらにハンディ機種ながら両面同時のスキャンもできる優れものです。

別売りのキャリアシートを使えば最大A3までのスキャンができます。

A4サイズならばカラーでもモノクロでも約4秒で両面スキャンができます。

 

 

富士通のScanSnap iX100Wはバッテリー駆動またはUSBバスパワーとWi-Fi対応のために、いつでもどこでもスキャンが可能。

スキャンしてそのままスマホに保存と言った使い方はなかなか便利ですよ。

別売りのキャリアシートを使えば最大A3までスキャン可能。

 

印刷するときはコンビニを利用すればOK

家庭のインクジェットプリンターと違って、コンビニのコピー機はレーザープリンターですから文字のキレイさが全く違います。

ハンディスキャナとコンビニのコピー機は最強のコンビと言えるでしょう。

 

 

とりあえずコピーして保存する習慣をつけましょう

勤務先や学校へは多くの書類を提出すると思いますが、提出してからひょっとすると書き間違えたかも・・・

なんて心配することは本当に多いですね。

また学校だと物品購入の用紙もよく受け取るわけですが、コピーして保存しておくと役に立つことが多いのです。

例えば学校指定の運動靴を使っているけど子供がボロボロにしてしまった。

販売は年に数回しかなく、そこまで待っていられない!

と言う時には物品購入の用紙から販売業者やどこのメーカーの品物なのかも分かるので、Amazonや楽天市場で探して購入ということもできますからね。

 

とにかく受け取った書類でも提出する書類でも、コピーして保存しておけばいざと言う時に本当に役立ちますよ。

ぜひ書類はすべてコピーして保存するという習慣を身に着けてください。

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