普段の連絡の手段はLINEなどが主でたまにメールを使うという方が大半です。
ところが就職活動中の方をはじめ、会社で働きだすと意外と郵便や信書便など手紙を利用するケースが多くなっていきます。
普段書くことがないために宛先（送り先）の敬称に何を使えば良いのかに迷うケースも多いですよね。
そこで「様」「御中」のほか「役職名」を付けるほうが良いケースなど、実際によく遭遇するケースについて見ていきましょう
「様」と「殿」の使い分けは必要？
一般的に宛先・あて名が個人名の場合には「様」を使います。
「様」は目上の方の場合でも、友達への年賀状などでもごく普通に「個人名＋様」を用いていますよね。
それに比べて「殿」という敬称はやや使いにくいというか、あまり身近な敬称ではありません。
役所などの「公用文」や社内文書など割と限られた範囲でしか用いられることもなく、さらに上司から部下など立場が上の人から下の人に向けての文書のあて名に用いられるのが一般的です。
日常生活では「殿」という敬称は使わず、「個人名＋様」で間違いはありません。
またビジネスシーンでも「様」を使用するケースは多く、公用文でも「殿」を用いずに「様」を用いるケースが増えていることを考えれば、「様」を使っていれば何の問題もありません。
「御中」ってなに？
手紙のあて名に頻繁に用いられる「御中」という敬称ですが、正しく用いられていますか？
「御中」とは個人宛ではない手紙に用いられる敬称で、例えば会社や役所のどこかの部署にあてた手紙で、担当者を特定していないケースが最も多いでしょうか。
逆に言えば、その部署の誰がその手紙を開封しても中身を読んでもよい、ということになりますね。
最近は役所に出向かなくても証明書を郵送してもらったり申請書を郵送で提出するケースも多いですが、例えば「児童手当の認定請求書」を役場の福祉課に郵送する場合、特に担当者を指定せずに送りますよね。
こういう場合に
「〇〇町役場 福祉課 御中」
福祉課の誰が開封してもよいので、請求書の内容に沿って作業をお願いしますとの意味を込めて、あて先に「御中」を付けるということです。
あくまで個人名があて先に出てこない場合に用いる敬称だと覚えておきましょう。
「御中」と「各位」って意味は同じ？
「御中」とよく似た敬称に「各位」があります。
例えば学校から配布されるプリント類に「保護者各位」と本文の上に「あて名」として記されていることが多いです。
「各位」とは個人宛ではなく大勢の方に宛てた文書の冒頭のあて名の敬称としてよく使われます。
「広く皆様へ」といった意味が込められています。
ただ手紙の本文冒頭のあて名にはよく用いられる「各位」ですが、郵便物のあて名への敬称にはあまり用いられません。
個人の日常生活で送る郵便物のあて名として「各位」を使うケースはまずありません。
「行」と「宛」を使う場面は？
「行」や「宛」は返信用の封筒を同封する場合に用いられます。
例えば確定申告の書類の提出を郵送で行う場合で、申告書の控えに税務署の日付入りのハンコを押してもらいたいときには、返信用の封筒に住所や名前を記入して切手を貼って同封すれば返送してもらえます。
その時に返信封筒の自分の名前に自分で「様」を付けるのはさすがに恥ずかしい行為です。
そこで返信用の封筒のあて先には敬称ではない「行」や「宛」を付けるのです。
よく「行」は会社や役所など団体への返信用のあて名に、「宛」は個人への返信用のあて名に付けると言われていますが、別にどちらを用いても全く問題はありません。
筆者は返信用のあて名には個人ですが「行」を用いています。
「宛」って書き損じてしてしまいそうですから。
「様」ではなく「先生」や「部長」などの役職名は敬称としても使える？
一般的に宛先のあて名が個人名となる場合には「様」の敬称が用いるのが一般的です。
しかし「様」ではなく恩師や子供の担任などに宛てる場合の「先生」、「課長」や「部長」などのような役職名を敬称の代わりに用いることもあります。
あて名の個人名に続いて「先生」とか「営業部長」などのような役職名を付加する場合は、敬称の代わりとして用いることができますが、個人名の前に「営業部長」などの役職名を付加する場合には、名前の後に敬称として「様」などを付けなければいけません。
詳しくはこのあとに敬称の使い方についての○×の事例を列挙していますのでご覧ください。
「様」「御中」など敬称の正しい使い方
ここからは「様」「御中」などの正しい使い方についてです。
「様」の正しい使い方
「様」は個人名に付ける敬称で「個人名＋様」が正しい使い方となります。
- ○ 山田太郎 様
- ○ 営業部長 山田太郎 様
- ○ 校長 山田太郎 様
これらはともに個人名のすぐ後ろに敬称として「様」を付けており、基本的な使い方となります。
また役職名も個人名の前に付いているため、この場合は個人名の後に「様」を付けます。
- × 山田太郎 営業部長 様
- × 山田太郎 校長 様
先の例とは違って役職名が名前の後ろに付いているケースです。
この場合は役職名を敬称の代わりとして用いていることになるので、「様」という敬称を重ねて付けるのはダメということです。
- × 悪徳商事株式会社 様
- × 学校法人極悪高校 様
これは個人名に付けるべき「様」を会社など団体宛に用いた例で、当然間違いであり「様」ではなく「御中」を使うべきケースです。
- × 山田太郎・花子 様
- ○ 山田太郎様・花子 様
連名の場合には個人名一つずつに「様」を付けます。
いくつかの個人名をまとめて「様」が一つという書き方は間違えですし大変失礼です。
個人名ではありませんが次のようなケースの場合は「御中」ではなく「様」を敬称として使用します。
- 〇 悪徳商事株式会社 人事部 採用担当者 様
- × 悪徳商事株式会社 人事部 採用担当者 御中
人事部の採用担当者の名前が分からないが、手紙を送ったのは人事部全体宛ではなくあくまで採用担当者への手紙のケースです。
採用担当者が複数いるとしても、このようなケースでは「様」とするのが一般的です。
手紙の本文冒頭に挿入するあて先には、「採用担当者 各位」とするのも丁寧で良いですね。
「御中」の正しい使い方
「御中」は会社や学校や役所など組織や団体をあて名とする場合に付ける敬称です。
- ○ 悪徳商事株式会社 御中
- ○ 悪徳商事株式会社 取立課 御中
- ○ 学校法人 極悪高校 御中
- ○ 学校法人 極悪高校 進路指導部 御中
- ○ 最悪町役場 御中
- ○ 最悪町役場 住民課 御中
このように個人名ではなく組織や団体をあて名とする場合には「御中」を用います。
- × 悪徳商事株式会社 取立課 山田太郎 御中
- × 学校法人 極悪高校 校長 山田太郎 御中
この例では団体や組織内の個人へ宛てた場合のあて名となり、「御中」ではなく「様」を付けるケースとなります。
- 〇 悪徳商事株式会社 取立課 山田太郎 様
- 〇 学校法人 極悪高校 校長 山田太郎 様
- × 悪徳商事株式会社 山田太郎 取立課長 御中
- × 学校法人 極悪高校 山田太郎 校長 御中
この例では役職名を敬称の代わりとして用いるケースとなるので、「御中」も「様」も付加しません。
- 〇 悪徳商事株式会社 山田太郎 取立課長
- 〇 学校法人 極悪高校 山田太郎 校長
敬称の重複使用に注意！
敬称の使い間違い以上によくあるミスに「重複使用」があります。
丁寧に書かなければいけない、失礼があってはいけないという思いからつい敬称を重複して使ってしまうミスですね。
- × 悪徳商事株式会社 営業部 御中 山田太郎 様
- × 学校法人極悪高校 御中 山田太郎 校長 様
会社名など組織名に「御中」という敬称を付けたうえに、その後の続く個人名にもさらに「様」を付けてしまうミスです。
正しくは
- 〇 悪徳商事株式会社 営業部 山田太郎 様
- 〇 学校法人極悪高校 山田太郎 校長
また会社や学校などの組織宛には「御中」を付けなければいけないと思って
- × 悪徳商事株式会社 営業部 山田太郎 様 御中
- × 学校法人極悪高校 山田太郎 校長 御中
「御中」をわざわざ重ねてしまうミスです。
このケースでは「御中」を書かかなければ正解です。
